Apostille o legalizzazione? Dipende dal Paese che ha fatto il documento

Un ufficio ti chiede un certificato fatto nel tuo Paese — l'atto di nascita, il certificato di matrimonio, il certificato penale — e poi aggiunge una frase che nessuno ti spiega: «deve essere legalizzato». Oppure: «ci vuole l'apostille».

Sono due cose diverse, e ce n'è una terza: per certi documenti e certi Paesi non serve nessuna delle due. Sbagliare strada costa settimane, perché di solito te ne accorgi allo sportello, con il documento già in mano e il viaggio già fatto.

Dipende dal Paese che ha fatto il documento, non dalla tua cittadinanza

È l'errore più comune, ed è quello che manda a monte tutto il resto. Non conta di dove sei tu: conta dove è stato formato il documento. Un certificato di nascita filippino segue le regole delle Filippine anche se chi lo presenta ha nel frattempo preso un'altra cittadinanza.

Le strade possibili sono tre.

• Non serve niente. Per alcuni documenti fatti in un Paese dell'Unione europea, e per alcuni Stati legati all'Italia da vecchi accordi.
• Serve l'apostille: un timbro solo, che si prende nel Paese che ha rilasciato il documento.
• Serve la legalizzazione consolare: la firma sul documento viene autenticata dall'ambasciata o dal consolato italiano in quel Paese. È la strada per gli Stati che non aderiscono alla Convenzione dell'Aja.

Che cos'è l'apostille

L'apostille nasce dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, in vigore per l'Italia dall'11 febbraio 1978. Prima, un documento straniero doveva fare due passaggi: prima l'autorità del Paese d'origine, poi il consolato italiano. La Convenzione ha sostituito i due passaggi con uno solo.

È un'attestazione che può avere la forma di un timbro, di un adesivo o di un foglio allegato, purché sia materialmente unita al documento; alcuni Paesi la rilasciano anche in forma elettronica. Dice una cosa sola, ed è importante sapere quale: garantisce che la firma sul documento sia autentica e che chi l'ha firmato avesse il potere di farlo. Non dice che il contenuto è vero, e non garantisce che quel documento vada bene per la pratica che stai facendo. Sono due domande diverse, e l'apostille risponde solo alla prima.

Oggi aderiscono alla Convenzione 130 Stati.

L'apostille non la mette l'Italia

Questa è la seconda cosa che fa perdere tempo. Il timbro lo mette l'autorità del Paese che ha rilasciato il documento, e la sceglie quel Paese: in uno è il ministero degli esteri, in un altro un tribunale, in un altro ancora il registro dello stato civile. In Italia non esiste nessun ufficio che possa apostillare un certificato straniero.

Vuol dire che quel passaggio va fatto prima di partire, o va chiesto a qualcuno che sia lì. Per le Filippine, per esempio, l'autorità competente è l'Authentication Division dell'Office of Consular Affairs del Department of Foreign Affairs (DFA, il ministero degli esteri filippino), e le apostille rilasciate si possono controllare online sul suo registro pubblico.

L'elenco ufficiale, Paese per Paese, con il nome e l'indirizzo dell'ufficio che rilascia l'apostille, sta sul sito della HCCH, la Conferenza dell'Aja di diritto internazionale privato, che è l'organismo che tiene il registro della Convenzione. È quello il posto dove guardare, e vince su qualunque elenco trovato altrove.

Le cinque comunità di Bahay Italia, al 4 settembre 2026

Paese	Cosa serve	Da quando
Filippine	Apostille	14 maggio 2019
India	Apostille	14 luglio 2005
Perù	Apostille	30 settembre 2010
Bangladesh	Apostille	30 marzo 2025
Sri Lanka	Legalizzazione consolare	non aderisce alla Convenzione

Questa tabella è vera il giorno in cui la leggi solo se nessuno Stato ha cambiato posizione nel frattempo, e succede: il Bangladesh è entrato nella Convenzione il 30 marzo 2025, e prima di quella data i suoi documenti volevano la legalizzazione consolare. Trovi in fondo alla pagina la data in cui l'abbiamo verificata l'ultima volta.

Un'apostille vale fra due Paesi, non nel mondo

Quando uno Stato entra nella Convenzione, gli Stati che già ne fanno parte possono opporsi. Se uno si oppone, fra quei due Paesi l'apostille non funziona e resta la legalizzazione consolare.

Non è teoria. All'ingresso del Bangladesh si sono opposti dodici Stati, fra cui Germania, Francia, Paesi Bassi, Austria, Belgio, Danimarca e Grecia. L'Italia non si è opposta: quindi un'apostille del Bangladesh vale qui. Ma se lo stesso documento ti serve anche in Germania o in Francia, quella è un'altra verifica da fare.

I documenti fatti dal tuo consolato in Italia sono un caso a parte

Se il documento non arriva dal tuo Paese ma te l'ha rilasciato la tua ambasciata o il tuo consolato qui in Italia, l'apostille non c'entra: ai documenti consolari non si applica mai. Serve invece la legalizzazione della Prefettura — per esteso Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo, quella della provincia dove il consolato si trova. Lo dice l'articolo 33, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Anche qui ci sono esenzioni, per i consolati di parecchi Paesi europei.

L'ordine conta, e sbagliarlo si paga due volte

È la parte che manda indietro più persone, ed è tutta in una regola: l'apostille va messa sull'originale, prima di fare qualunque copia.

Se prima fai la copia autenticata e poi porti la copia a far apostillare, hai sbagliato ordine e devi ricominciare. Se la copia autenticata la fai nel tuo Paese, va apostillata anche la firma di chi autentica la copia: in quel caso le apostille diventano due, la copia della prima più l'originale della seconda. La traduzione, invece, si fa dopo: prima il documento viene apostillato, poi si traduce.

La traduzione è un'altra cosa ancora

Apostille e traduzione sono due adempimenti separati: uno non sostituisce l'altro. Un documento in lingua straniera va tradotto in italiano, e la traduzione si può fare in più modi — al consolato italiano nel Paese d'origine, al consolato del tuo Paese in Italia, oppure in Italia con l'asseverazione, cioè il giuramento del traduttore davanti al cancelliere di un ufficio giudiziario (anche il Giudice di Pace) o davanti a un notaio. Per gli atti di stato civile da trascrivere in comune, il giuramento può riceverlo direttamente l'ufficiale dello stato civile.

Una regola che sorprende quasi tutti: chi traduce non può essere una persona nominata nel documento. Non puoi tradurti il tuo atto di nascita, e non può farlo tuo padre se compare come genitore. Serve una persona terza.

C'è una scorciatoia che vale la pena conoscere: per gli estratti di nascita e di matrimonio molti Paesi rilasciano il modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976, che essendo già in più lingue non ha bisogno di traduzione. Se il tuo Paese lo emette, chiedi quello: risparmi un passaggio e un costo.

Quanto dura quello che hai in mano

I certificati che attestano fatti che non cambiano — nascita, morte — hanno validità illimitata: lo dice l'articolo 41, comma 1, dello stesso decreto del Presidente della Repubblica 445 del 2000. Il certificato penale invece è un'altra storia: per la domanda di cittadinanza non può essere stato rilasciato più di sei mesi prima della domanda. È il documento su cui conviene ragionare a ritroso, partendo dalla data in cui consegnerai.

Le tabelle invecchiano: guarda sempre la data

Girano molti elenchi «Paese per Paese», compresa la cosiddetta supertabella della Prefettura, che è fatta bene ed è utilissima — ma la versione che si trova più spesso in giro porta la data del 9 marzo 2021, e da allora almeno il Bangladesh è cambiato.

Quindi: usa le tabelle per capire come funziona, e verifica il tuo Paese sul registro della HCCH prima di muoverti. È l'unico posto che si aggiorna il giorno stesso.

Dove si chiede aiuto

Se il caso non è lineare — un cognome che cambia fra due certificati, un documento rilasciato da uno Stato che non esiste più, una copia unica che il tuo Paese non ristampa — non improvvisare. La Prefettura della tua provincia risponde sulle legalizzazioni; l'ufficio di stato civile del comune risponde sulla trascrizione degli atti; un patronato o un avvocato guardano il caso intero. Mezz'ora di domande costa molto meno di un viaggio inutile.