Galing sa konsulado mo sa Italya ang dokumento: walang kinalaman ang apostille

Binibigyan ka ng konsulado mo sa Italya ng dokumento — birth certificate, civil-status attestation, deklarasyon tungkol sa nasyonalidad mo — tapos sasabihin ng opisinang Italyano na pinagdalhan mo na «va legalizzato» (kailangang ma-legalize).

Doon, halos lahat ay iisa ang ginagawa: hinahanap ang apostille. At hindi nila makikita, kasi sa dokumentong konsular ay walang apostille. Hindi ito pagkakalimot ng konsulado mo: nakasulat ito sa Convention mismo.

Bakit walang kinalaman dito ang apostille

Galing ang apostille sa Hague Convention ng 5 Oktubre 1961. Sinasabi ng artikulo 1 nito kung anong mga dokumento ang sakop, at sa parehong artikulo, kung ano ang hindi sakop. Nangunguna sa listahan ng mga hindi sakop ay ito mismo: ang mga aktong ginawa ng diplomatiko o konsular na ahente.

Ibig sabihin, walang konsulado sa buong mundo ang puwedeng mag-apostille ng sariling dokumento. Kung may magsabing bumalik ka sa konsulado para palagyan ng apostille, pinapahingi ka ng bagay na hindi puwedeng ibigay.

May kapalit itong ibang selyo, at ang Italya ang naglalagay nito.

Ang legalisasyon ng Prefettura

Nakasaad sa artikulo 33, talata 4, ng decreto del Presidente della Repubblica blg. 445 ng 28 Disyembre 2000: ang mga pirma sa dokumentong inilabas sa Italya ng dayuhang diplomatiko o konsular na representasyon ay nileleghalisa ng mga prefettura.

Sa buo, Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo, at ang may hawak ay ang Prefettura ng lalawigan kung saan naroon ang konsulado — hindi kung saan ka nakatira. Kung nasa Milano ang konsulado mo at nasa Latina ka, sa Milano ka pupunta.

Dalawang eksepsiyon sa teritoryo: sa Valle d'Aosta, ang Presidenza della Regione ang humahawak; sa mga awtonomong Lalawigan ng Trento at Bolzano, ang Commissariato del Governo.

Ang tatlong daan, magkatabi

Ito ang tablang dapat tandaan, kasi ang tamang tanong ay hindi «anong selyo ang kailangan» kundi «sino ang gumawa ng dokumento, at saan».

Sino ang gumawa ng dokumento	Ano ang kailangan	Sino ang nagseselyo, at saan
Awtoridad ng bansa mo, sa bansa mo (munisipyo, korte, ministri)	Apostille	Ang awtoridad na itinalaga ng bansang iyon, doon, bago ka umalis
Awtoridad ng bansang hindi kasapi sa Hague Convention	Consular legalisation	Ang embahada o konsulado ng Italya sa bansang iyon
Ang konsulado o embahada mo, dito sa Italya	Legalisasyon ng Prefettura	Ang Prefettura ng lalawigan ng konsulado, dito

May isang praktikal na pagkakaiba na mas mahalaga kaysa sa lahat ng teorya: ang apostille ay kinukuha bago ka pumunta sa Italya, at ang nakakalimot ay kailangang magpadala o bumalik. Ang legalisasyon ng dokumentong konsular naman ay dito ginagawa, kaya naaayos sa loob ng isang araw.

Isang bagay na pareho sa dalawang selyo: pinapatunayan nilang tunay ang pirma at may kapangyarihang pumirma ang pumirma. Hindi nila sinasabing totoo ang laman, at hindi nila ginagarantiyang tama ang dokumento para sa proseso mo.

Ano talaga ang tinitingnan ng Prefettura (at bakit minsan tumatanggi)

Ito ang bahaging nagpapaliwanag ng mga pagtanggi, at halos walang nagsasabi nito.

Hindi binabasa ng Prefettura ang dokumento mo: ikinukumpara nila ang pirma ng opisyal na konsular sa specimen, ang sample ng pirma na inihain ng konsulado sa Prefettura, ayon sa paraang ipinaalam ng Ministri ng Ugnayang Panlabas sa mga dayuhang representasyong akreditado sa Italya.

Doon nanggagaling ang dalawang pinakakaraniwang «hindi»:

• Hindi nakahain ang pirma. Wala sa listahan ng rehistrado ang opisyal na pumirma, o hindi na-update ng konsulado ang paghahain matapos magpalit ng tauhan. Hindi mo ito kasalanan at hindi maaayos sa pamimilit: bumalik ka sa konsulado at ipapirma sa taong rehistrado, o ipa-update ang paghahain.
• Hindi ito orihinal. Ang fax, print ng email, scan o dokumentong may digital signature ay hindi puwedeng ma-legalize. Kailangan ang papel na may orihinal na pirma.

Paano ito ginagawa: ang kaso ng Roma

May sariling paraan ang bawat Prefettura, kaya ang sumusunod ay para sa Roma: kung nasa ibang lugar ka, ang pahinang «Legalizzazione documenti» ng Prefettura mo ang magsasabi ng katumbas nito.

• Kailangan ng appointment, palagi: booking lang ang tinatanggap ng opisina, sa booking portal ng Prefettura. Para sa apurahan at may dokumentong kaso, may nakalaang email address.
• Marca da bollo na €16, at pansinin ito: kailangan lang para sa mga dokumentong konsular. Sa mga dokumentong Italyano na papunta sa ibang bansa, walang bayad.
• Dalhin ang orihinal, kasama ang mga kalakip kung meron.
• Tagal: kung maaari, habang naghihintay ka; ang pormal na pangako ay hanggang tatlumpung araw.

Ilang taon na ngayon, maraming Prefettura ang humihiling na ipadala muna ang dokumento sa email: para matiyak na nakahain ang pirma bago ka bigyan ng appointment, para hindi ka bumiyahe nang tatanggihan lang. Kung ganito ang sa iyo, sulit ang hakbang na iyon.

Kailan hindi na kailangang pumunta

Para sa maraming konsulado, nalalaktawan ang pagpunta sa Prefettura dahil sa mga internasyonal na kasunduan. Ang pangunahin ay ang European Convention ng Londres ng 7 Hunyo 1968, na niratipika ng Italya sa pamamagitan ng batas blg. 222 ng 28 Enero 1971 at epektibo sa Italya mula 19 Enero 1972: inaalis nito ang legalisasyon mismo para sa mga aktong ginawa ng diplomatiko at konsular na ahente.

Exempted ang mga dokumentong inilabas ng konsulado ng Austria, Belgium, Cyprus, Denmark, Estonia, Pransiya, Alemanya, Great Britain, Gresya, Ireland, Latvia, Liechtenstein, Luxembourg, Malta, Moldova, Norway, Netherlands, Poland, Portugal, Czech Republic, Romania, Russia, Espanya, Sweden, Switzerland, Turkey at Ukraine — sa bisa ng London Convention o ng Brussels Convention ng 25 Mayo 1987, na magkakaiba ang petsa ng simula sa bawat bansa.

Kasama rin ang konsulado ng Bulgaria, Croatia, Finland, Lithuania, Slovakia, Slovenia at Hungary, pero para lang sa mga dokumentong sakop ng Regulation (EU) 2016/1191 at inilabas mula 16 Pebrero 2019; at ang Argentina at San Marino, para sa mga dokumentong sakop ng kani-kanilang kasunduan sa Italya.

Ang listahang ito ay beripikado sa petsang makikita mo sa ibaba ng pahina, pero nagbabago ito: magtanong sa counter o tingnan ang website ng Prefettura mo bago bumili ng marca da bollo.

Hindi pumapalit ang selyo sa pagsasalin

Dalawang magkahiwalay na kahingian ito, at ito ang pangalawang biyaheng maiiwasan.

Ang mga civil-status certificate na dadalhin mo sa comune para itala ay dapat palaging isalin sa Italyano — maliban kung nasa multilingual form ng Vienna Convention ng 8 Setyembre 1976, o kung sakop ng Regulation (EU) 2016/1191. Ang criminal record naman ay isinasalin lang kung hindi pa nasa Italyano: hindi mahalaga kung nakatabi ang orihinal na wika.

Saan humingi ng tulong

Kung may hindi tumutugma, may kanya-kanyang sagot ang bawat opisina. Ang konsulado mo ang sasagot tungkol sa dokumento at sa pirma ng gumawa; ang Prefettura tungkol sa legalisasyon; ang civil registry office ng comune tungkol sa tinatanggap nila para sa pagtatala. Ang patronato o abogado ang titingin sa buong kaso. Kung nangongolekta ka ng dokumento para sa citizenship, magtanong muna kung alin ang kailangang ma-legalize at alin ang hindi: iyon ang tanong na pinakamalaking oras ang natitipid.