Il documento te l'ha dato il tuo consolato in Italia: l'apostille non c'entra

Il tuo consolato in Italia ti rilascia un documento — un certificato di nascita, un'attestazione di stato civile, una dichiarazione sulla tua cittadinanza — e l'ufficio italiano a cui lo porti ti dice che «va legalizzato».

A quel punto quasi tutti fanno la stessa cosa: cercano l'apostille. E non la trovano, perché su un documento consolare l'apostille non esiste. Non è una dimenticanza del tuo consolato: è scritto nella Convenzione.

Perché l'apostille qui non c'entra

L'apostille nasce dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Il suo articolo 1 dice a quali documenti si applica, e nello stesso articolo dice a quali non si applica. Il primo della lista degli esclusi è proprio questo: gli atti redatti da agenti diplomatici o consolari.

Vuol dire che nessun consolato al mondo può apostillare un proprio documento, e che se qualcuno ti dice di tornare al consolato a farti mettere l'apostille ti sta mandando a chiedere una cosa che non può essere data.

Al suo posto c'è un altro timbro, e lo mette l'Italia.

La legalizzazione della Prefettura

Lo dice l'articolo 33, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445: le firme sugli atti rilasciati in Italia da una rappresentanza diplomatica o consolare straniera sono legalizzate dalle prefetture.

Per esteso si chiama Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo, e quella competente è la Prefettura della provincia dove ha sede il consolato che ha firmato il documento — non quella dove abiti tu. Se il tuo consolato è a Milano e tu vivi a Latina, si va a Milano.

Due eccezioni di territorio: in Valle d'Aosta se ne occupa la Presidenza della Regione, nelle Province autonome di Trento e Bolzano il Commissariato del Governo.

Le tre strade, una accanto all'altra

È la tabella che conviene tenere a mente, perché la domanda giusta non è «che timbro serve» ma «chi ha fatto il documento, e dove».

Chi ha fatto il documento	Cosa serve	Chi mette il timbro, e dove
Un'autorità del tuo Paese, nel tuo Paese (comune, tribunale, ministero)	Apostille	L'autorità designata da quel Paese, là, prima che tu parta
Un'autorità di un Paese che non aderisce alla Convenzione dell'Aja	Legalizzazione consolare	L'ambasciata o il consolato italiano in quel Paese
Il tuo consolato o la tua ambasciata, qui in Italia	Legalizzazione della Prefettura	La Prefettura italiana della provincia del consolato, qui

C'è una differenza pratica che vale più di tutta la teoria: l'apostille si prende prima di venire in Italia, e chi se ne dimentica deve farsela mandare o tornare indietro. La legalizzazione del consolato invece si fa qui, ed è quindi rimediabile in giornata.

Una cosa che i due timbri hanno in comune: certificano che la firma è autentica e che chi ha firmato aveva il potere di farlo. Non dicono che il contenuto è vero e non garantiscono che quel documento vada bene per la tua pratica.

Che cosa controlla davvero la Prefettura (e perché a volte dice di no)

Questa è la parte che spiega i rifiuti, e quasi nessuno la racconta.

La Prefettura non legge il tuo documento: confronta la firma del funzionario consolare con lo specimen, cioè il campione di firma che quel consolato ha depositato in Prefettura, secondo le modalità comunicate dal Ministero degli affari esteri alle rappresentanze straniere accreditate in Italia.

Da qui vengono i due «no» più comuni:

• La firma non è depositata. Il funzionario che ha firmato non è fra quelli registrati, oppure il consolato non ha aggiornato il deposito dopo un cambio di personale. Non è colpa tua e non si risolve insistendo: si torna al consolato e si chiede che firmi una persona registrata, o che aggiornino il deposito.
• Non è un originale. Un fax, la stampa di una email, una scansione o un documento con firma digitale non si legalizzano. Serve il foglio con la firma originale.

Come si fa, in pratica: il caso di Roma

Ogni Prefettura organizza lo sportello a modo suo, quindi quello che segue vale per Roma: se sei altrove, la pagina «Legalizzazione documenti» della tua Prefettura dice la stessa cosa per casa tua.

• Serve l'appuntamento, sempre: l'ufficio riceve solo su prenotazione, dal portale delle prenotazioni della Prefettura. Per i casi urgenti e documentati c'è un indirizzo email dedicato.
• Una marca da bollo da 16 euro, e qui attenzione: serve solo per i documenti consolari. Sui documenti italiani diretti all'estero non si paga.
• Porta l'originale, con gli allegati se ce ne sono.
• I tempi: possibilmente a vista, cioè mentre aspetti; l'impegno formale è comunque entro trenta giorni.

Diverse Prefetture, da qualche anno, chiedono di mandare prima il documento per email: serve a verificare che la firma sia depositata prima di darti l'appuntamento, così non fai il viaggio per sentirti dire di no. Se la tua lo prevede, è un passaggio che ti conviene.

Quando non serve andarci

Per parecchi consolati il passaggio in Prefettura si salta, grazie a convenzioni internazionali. La principale è la Convenzione europea di Londra del 7 giugno 1968, che l'Italia ha ratificato con la legge 28 gennaio 1971, n. 222 e che per noi è in vigore dal 19 gennaio 1972: sopprime la legalizzazione proprio per gli atti formati dagli agenti diplomatici e consolari.

Sono esenti i documenti rilasciati dai consolati di Austria, Belgio, Cipro, Danimarca, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Lettonia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Russia, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia, Ucraina — per effetto della Convenzione di Londra o di quella di Bruxelles del 25 maggio 1987, con date di decorrenza diverse da Paese a Paese.

Si aggiungono i consolati di Bulgaria, Croazia, Finlandia, Lituania, Slovacchia, Slovenia e Ungheria, ma solo per i documenti previsti dal Regolamento (UE) 2016/1191 e rilasciati dal 16 febbraio 2019 in poi; e quelli di Argentina e San Marino, per i documenti previsti dai rispettivi accordi con l'Italia.

Questo elenco è verificato alla data che trovi in fondo alla pagina, ma cambia: chiedilo allo sportello o guarda il sito della tua Prefettura prima di comprare la marca da bollo.

Il timbro non sostituisce la traduzione

Sono due adempimenti separati, e questo è il secondo viaggio evitabile.

I certificati di stato civile che devi portare in comune per la trascrizione vanno sempre tradotti in italiano — a meno che non siano redatti sul modello plurilingue della Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976, o che rientrino nei casi del Regolamento (UE) 2016/1191. Il certificato penale, invece, va tradotto solo se non è già in italiano: non importa se accanto c'è anche la lingua originale.

Dove si chiede aiuto

Se qualcosa non torna, ognuno risponde di un pezzo. Il tuo consolato risponde del documento e della firma di chi l'ha fatto; la Prefettura della legalizzazione; l'ufficio di stato civile del comune di cosa accetta per la trascrizione. Un patronato o un avvocato guardano il caso intero. Se stai raccogliendo documenti per la cittadinanza, chiedi prima quali servono legalizzati e quali no: è la domanda che fa risparmiare più tempo di tutte.